Nejen budování, ale i udržování obchodních vztahů se zákazníkem je jedním z hlavních úkolů každé firmy, ať už nabízí jakýkoliv produkt či službu. Velkým pomocníkem (nejen) pro obchodníky mohou být různé CRM systémy, které většinou nabízí kompletní správu všech stávajících i potenciálních klientů. A pokud pracují tak, jak mají, dokážou skutečně firmě uspořit čas a přinést nové obchodní příležitosti.
CRM je zkratkou anglických slov Customer relationship management, což v překladu znamená řízení vztahů se zákazníky. Vždy se jedná o desktopovou (potažmo cloudovou), případně i mobilní aplikaci, v níž se zaměstnancům přehledně vizualizují veškerá potřebná data pro jejich práci. Jedním z takových systémů je například SugarCRM, který patří mezi nejrobustnější a zároveň komplexní řešení na trhu. Tento systém lze totiž velmi jednoduše upravit na míru nejen pro každou konkrétní firmu, ale i pro určitou pozici.
CRM systémy pomáhají řídit vztahy se zákazníky
Znamená to, že obchodníci mají na ploše k dispozici primárně data o stávajících či potenciálních klientech, kteří je kontaktovali například pomocí formuláře na firemních internetových stránkách, management zase vidí souhrnné reporty a přehledy a účetní oddělení může snadno pracovat s podklady pro fakturaci, které do systému obchodníci zadávají. Navíc je možné jej integrovat i s dalšími vnitropodnikovými systémy, což je důležité pro bezproblémový chod firmy.
Přehledné profily klientů
CRM systémy s úspěchem používají například společnosti z finančního či realitního sektoru. Pro ně je totiž typické, že mají velké množství zaměstnanců a spolupracovníků, poměrně vysokou fluktuaci a stovky až tisíce klientů. „V SugarCRM je možné ke každému zákazníkovi přiřadit veškeré potřebné osobní údaje, jeho smlouvy i historii komunikace. Pokud pak agendu klienta převezme jiný zaměstnanec, vidí okamžitě celou historii obchodního vztahu,“ říká Jiří Sommer, Sales Executive ze společnosti Algotech, která je jedním z hlavním implementátorů systému SugarCRM ve střední Evropě.
Tento systém navíc dokáže zdánlivě jednoduchým ověřením klienta poznat, takže nemůže dojít k záměně například při shodě jmen a zároveň má automatickou kontrolu duplicity klientů. „Nemůže se tedy stát, že zaměstnanci z různých oddělení založí klienta do systému opakovaně. Při takovém pokusu dostane pracovník informaci o existenci kontaktu,“ pokračuje Jiří Sommer s tím, že tato funkce není u jiných CRM systémů úplnou samozřejmostí a zpravidla s sebou nese dodatečné náklady.
Jeden systém pro účetnictví, HR i marketing
Systémy pro správu klientů však umí mnoho dalších věcí. Jsou schopné částečně pokrýt funkcionality ERP systémů, protože jsou modulární. Mohou tedy obsahovat účetní moduly, HR moduly i marketingové nástroje včetně vyhodnocování úspěšnosti kampaní. Těmito nástroji může být třeba integrace s Outlookuem, jenž se dá využít na efektivní a hlavně bezpečné rozesílání newsletteru. „Pokud bude chtít firma posílat newsletter na stovky e-mailových adres, musí si dát velký pozor, jak to udělá. Pokud by totiž e-mailů zaslal příliš mnoho, poskytovatel e-mailových služeb by odesílatele mohl zařadit na blacklist. Kvalitní CRM systém by však měl umět postupně newsletter dávkovat tak, aby k tomuto zablokování nedošlo. V oblasti marketingu pomůže i funkce, která umožňuje velmi pestrou filtraci klientů a tím pádem i přesné cílení personalizovaného newsletteru pouze na ty klienty, pro něž je daná kampaň relevantní,“ vysvětluje Jiří Sommer.
Zefektivnění celého procesu
Díky všem těmto funkcím CRM systém dokáže firmě skutečně uspořit čas, protože umí odstranit zbytečnou administrativu a zaměstnanci se mohou zaměřit na podstatné věci, které rozvíjejí obchodní potenciál. Zefektivní totiž obchodní proces od počátečního kontaktu zákazníka s danou společností, přes komunikaci před uzavřením kontraktu až po zrealizování obchodního případu a následné péče o klienta. Umožňuje také rozvíjet dlouhodobé partnerství s klientem, protože firma má vždy perfektní přehled o tom, jaké produkty zákazník využívá, jaké by ho mohly oslovit a jaké mu ještě může nabídnout.
